Privacyverklaring

Concept — in controle bij jurist. Deze pagina is een eerste opzet, nog niet juridisch gecontroleerd, en kan nog wijzigen. Heb je hier vragen over, neem dan contact op.

Wie is Vlot

Vlot wordt gevoerd door HSJ Company, handelend onder de naam Vlot (de handelsnaam wordt nog toegevoegd bij de KvK), eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 98574132.

Vestigingsadres: [n.t.b. — huisadres of zakelijk adres, nog te kiezen].

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar support@vlothub.nl.

Als bezoeker van deze website

Deze website gebruikt geen analytics of trackingcookies. Alleen functionele cookies (als die er zijn) om de site technisch te laten werken — geen profilering, geen advertentienetwerken.

Intakeformulier (/intake): je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en eventuele vrije toelichting worden via Web3Forms (een externe formulierverwerker) naar het e-mailadres van Vlot gestuurd. Web3Forms bewaart deze gegevens niet langer dan nodig om de mail te bezorgen; Vlot bewaart de mail zelf zolang relevant voor het contact met je.

"Plan een gesprek": als je via de website een moment boekt, doe je dat rechtstreeks bij Cal.com (een externe boekingsdienst). Naam, e-mailadres en het gekozen moment komen dan bij Cal.com en bij Vlot terecht — Cal.com's eigen privacybeleid is op dat deel van toepassing.

Als gebruiker van Vlot Hub

Vlot Hub is het platform waarmee je bedrijf inlogt en gebruikmaakt van tools zoals de klachtentool. Zodra je jouw mailbox koppelt (bijvoorbeeld via Gmail), leest Vlot Hub binnenkomende klantmails om ze te classificeren en, waar passend, een conceptantwoord klaar te zetten. Een medewerker van jouw bedrijf controleert en verstuurt dat antwoord altijd zelf — Vlot Hub verstuurt nooit automatisch iets zonder menselijke controle.

Gezondheidsgerelateerde mail — een klacht over lichamelijke klachten, bijwerkingen of een mogelijke medicatie-interactie — krijgt bewust nooit een AI-gegenereerd conceptantwoord. Dat bericht wordt gemarkeerd en gaat rechtstreeks naar een medewerker.

Wie de gegevens verder verwerkt (subverwerkers): Anthropic (de AI die mails classificeert en concepten opstelt), Supabase (opslag van de gegevens) en [n.t.b. — hostingpartij, nog te kiezen (bouwplan §19a)]. Met elke subverwerker hoort een verwerkersovereenkomst; met jouw bedrijf sluit Vlot ook een eigen verwerkersovereenkomst — Vlot is daarin verwerker, jouw bedrijf verwerkingsverantwoordelijke.

Klantmails worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Vlot Hub gebruikt de Anthropic API (Claude) om mails te classificeren en conceptantwoorden op te stellen. Volgens Anthropic's huidige API-voorwaarden wordt data die via de API binnenkomt niet gebruikt om modellen te trainen, tenzij daar apart en uitdrukkelijk voor gekozen wordt — Vlot doet dat niet.

Gebruik van Google-gegevens. Vlot Hub's gebruik en doorgifte van informatie die via Google API's verkregen wordt (bijvoorbeeld bij een Gmail-koppeling), voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten daarin.

Bewaartermijn: [n.t.b. — per bedrijf instelbaar, standaardtermijn nog niet vastgesteld].

Jouw rechten: inzage, correctie, verwijdering en export van gegevens die bij jouw bedrijf horen — neem contact op via het e-mailadres bovenaan deze pagina.

Wijzigingen

Deze verklaring kan wijzigen, bijvoorbeeld zodra een hostingpartij gekozen is of de bewaartermijnen zijn vastgesteld. De datum van de laatste wijziging staat hieronder.

[n.t.b. — datum laatste wijziging]